Das Mediationsverfahren unterteilt sich üblicherweise in fünf Phasen. Sollte sich während einer Phase herausstellen, dass Aspekte in vorherigen Phasen nicht umfassend genug behandelt wurden, kann jederzeit in diese Phase wieder eingestiegen werden.
 

1. Vorbereitung und Eröffnung

In der Vorbereitung kommt es zu der ersten Kontaktaufnahme zwischen einer oder mehreren Konfliktparteien und dem Mediator.

Anschließend wird geklärt, ob bei allen Konfliktparteien grundsätzlich Bereitschaft besteht, an einer Mediation teilzunehmen.

Soweit eine erste Bereitschaft signalisiert wurde, wird ein Termin vereinbart, bei welchem sich alle Konfliktparteien und der Mediator treffen. Der Mediator macht sich mit der benannten Konfliktsituation vertraut.

Zu Beginn stellt sich der Mediator den Konfliktparteien vor und erklärt diesen eingehend das Mediationsverfahren. Zudem gibt er Auskunft über den einer Mediation zugrunde liegenden Vertrag, welcher zwischen den Konfliktparteien und dem Mediator geschlossen wird. In diesem werden die Regeln, nach denen die Mediation abläuft, und die Kosten der Mediation vereinbart.

Der Mediator fasst den derzeitigen Stand der Dinge zusammen und bittet die Parteien um Ergänzungen und Bestätigungen hierzu. Sodann klärt er, welche Erwartungen die Konfliktparteien mit der Mediation verbinden.

Dann werden organisatorische Belange, wie z. B. Termine, Notizen etc. abgeklärt.

Anschließend bietet der Mediator Gelegenheit, noch gegebenenfalls offen gebliebene Fragen zu klären.

2. Darlegung des Sach- und Streitstandes

3. Interessenerforschung

4. Lösung

5. Vereinbarung und Umsetzung